信息征询书(RFI)是在施工过程中用于澄清项目必要细节的文件。在一个复杂的建设项目中，要编写和响应大量的RFIs，以确保一切都按照正确的设计、规范和材料进行。
在一个完美的世界里，建筑设计的每一个方面都应该在合同中体现出来。在现实中，项目的各种要素仍然需要在施工过程中得到澄清，而rfi是分包商、总承包商、建筑师和客户在出现任何问题时进行沟通的主要工具。
施工rfi是非常普遍的:Navigant Construction发现大致每100万美元的建设支出就会产生10个rfi．拥有一个可靠的流程来处理RFI，可以使项目在预算内按期进行，并且良好的RFI管理最终会带来满意的利益相关者。
本文将介绍RFI是如何工作的，并提供模板和写作技巧来帮助您完善RFI流程。
RFI, RFP, RFQ和RFT有什么区别?
由于有这么多不同类型的请求，很难区分rfi、rfp、rfq甚至rft。通常，rfi在项目范围内使用，而建议书请求(RFP)、报价请求(RFQ)和投标请求(RFT)是初始规划阶段的一部分。
| 询价表 | 招标书 | RFT | RFI | |
|---|---|---|---|---|
| 的名字 | 报价请求 | 征求建议书 | 招标书 | 索取资料 |
| 目的 | 收集关于项目特定方面的信息 | 要求获得深入的项目信息 | 对项目协议条款的正式请求 | 在施工过程中澄清有关项目细节的问题 |
| 可交付成果 | 工作描述和成本估算 | 详细的方法清单，费用和时间表 | 合同与具体项目信息 | 详细的回答，使工作继续进行 |
并不是每个项目都需要所有这些要求，但在开始一个新项目之前，了解它们之间的区别是很重要的。
- 报价请求(RFQ):通常，RFQs用于客户需要关于特定产品或服务的信息的情况。客户可以提交RFQ，以征求供应商或承包商如何处理项目的特定方面的信息，如成本估算或工作描述。
- 征求建议书(RFP):RFP更多的是用于收集有关深入项目信息的信息，如方法、时间表和具体的定价细节。大多数情况下，rfp被那些想要详细了解需求以完成项目的客户所使用。
- 招标(RFT):RFT是最具体的要求，答辩人必须列出如果投标被接受他们将受到约束的明确条款。本质上，RFT是对合同的请求，对RFT的响应通常被认为是具有法律约束力的。
一旦合同建立，项目开始进行，RFIs用于澄清原始计划中可能解释不正确或不充分的细节。
RFI的用途是什么?
客户、承包商和利益相关者经常在项目过程中遇到需要额外信息的情况。这些情况需要RFI，它使分包商和总承包商能够完成满足客户的工作，并忠实于建筑师的设计愿景。
信息请求有多种功能，但以下是最常见的。
- 明确设计:如果原计划中的信息不清楚或有冲突，应向承包商询问设计细节。
- 替代材料:当材料无法获得、负担不起或不适合某个项目时，建议合理的变更。
- 识别施工问题:当由于现场问题、顺序问题或信息冲突而发生施工问题时，找到解决方案。
- 核实合同条款:当合同条款(包括时间表或预算)不清楚时，要了解合同的细节。
RFI流程
RFI流程很复杂，通常涉及许多利益相关者，包括分包商、总承包商、顾问、建筑师、工程师和客户。平均而言,rfi在8天后收到回复但对于复杂的长期项目，这可能需要更长的时间。
rfi通常经过以下一系列步骤:
- 步骤1:分包商撰写RFI以澄清合同、设计、规范或标准，然后将RFI提交给总承包商。
- 步骤2:如果他们有能力，总承包商会对RFI中提出的问题给出精确的答案。
- 步骤3:如果需要更多信息，RFI将被发送给建筑师、工程师、顾问、分包商或客户。
- 步骤4:一旦合适的人员回答了RFI并提供了足够的细节，RFI就会返回给分包商。
- 步骤5:如果分包商对答复感到满意，工程将重新开始。否则，分包商修改并重新提交RFI。
如何撰写有效的RFI
在写RFI时，请记住以下提示，以增加您获得清晰和及时回复的机会。
1.定义问题:RFI应始终以需要解决的问题的明确陈述开始。此外，RFI应该专注于一个特定的问题，因为这更有可能收到令人满意的响应。
2.提供解决方案:作为专家，分包商通常有很好的想法来解决整个项目的挑战，并使用RFI流程对出现的问题提出强有力的解决方案。bob体育赌博
3.提供上下文:确保包含任何必要的附加信息，以充分解释问题。许多RFIs被退回给分包商仅仅是因为没有足够的上下文来完全回答问题。
4.包括视觉效果:附上关键的视觉效果，如建筑平面图或照片，可以帮助以具体的方式阐明情况，使总承包商更容易解决问题。
如何回应RFI
在一个多年的建设项目中，总承包商可能会收到数百份rfi，所以有一个有效的处理流程是至关重要的。
- 记录所有rfi:使用电子表格或施工管理软件，记录所有传入的rfi，确保为每个rfi标记一个唯一的数字和响应的截止日期。
- 仔细阅读rfi:通常情况下，RFI在问题得到充分回答之前就被返回，因为RFI没有被完全理解。在写回复之前，花点时间仔细查看RFI和支持文档。
- 如有必要，让他人参与:有些问题超出了总承包商的能力范围，所以当需要特别关注的问题浮出水面时，一定要请工程师、建筑师和顾问来帮忙。
- 完全响应:虽然匆忙完成RFI流程很有诱惑力，但未能对RFI给出完整的回复通常意味着分包商将返回RFI，因此在可能的情况下总是提供完整的回复。
最重要的是，确保及时响应rfi，因为挥之不去的rfi会导致项目延迟和成本超支。
RFI模板
一份精心制作的RFI不必复杂，但它应该包括所有相关信息，以一种易于理解的方式组织起来。为了帮助您开始，我们创建了免费模板供您在项目中使用，并列出了RFI中需要包含的最重要方面。
包括什么
- 项目名称及描述
- 公司信息和项目经理
- FRI提交日期
- 射频识别号码
- 请求操作的描述
- 请求回复日期
- 优先级
- 问题和建议答案
- 附加信息或附件
- 发行人名称
- 实际回复日期
- 联系信息
使用软件进行RFI处理
建筑技术正在重塑行业的方方面面，从可穿戴技术旨在提高安全性模块化建筑技术旨在提高建筑速度。技术不仅影响着建筑过程，还影响着利益相关者如何处理复杂项目中涉及的大量信息。
资本项目管理软件(CPMS)通过为施工经理提供工具来帮助跟踪保持项目稳定运行所需的一切，从而彻底改变了建筑行业。
这软件可以处理RFI流程的所有方面，从提交到响应，将所有项目记录在数据库中。它也是共享蓝图，跟踪的有用工具穿孔列表并完成现场报告。虽然对于简单的项目来说，专业软件可能是不必要的，但对于复杂和长期的建筑项目来说，它可能是至关重要的。
虽然rfi可能会让人感到负担，但它们对于保持项目顺利运行是至关重要的。考虑到建设项目的动态性质，区域投资fi在应对不断变化的情况或相互矛盾的信息方面非常有用。
有了一个编写和响应rfi的可靠流程，您将能够使项目按时并在预算之内完成。
